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如何扩展员工的大脑？ |
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——IT外包应用实录 |
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对于计算机，硬件是躯体，软件才是灵魂。缺乏灵魂的网络和电脑犹如废铁。电脑是信息时代最好的工具。如果说19世纪工业革命扩展了人类的手和脚，那么现在的信息革命扩展的就是我们的大脑。工业革命用200年创造的生产力相当于过去五千年的生产力的总和，并且带给了我们现在的冰箱、空调、汽车。信息革命却能将我们每个人的大脑扩展数十倍，最大限度发挥了我们人类无穷的智慧。
随着中国的发展和富强，如今我们的桌面上都有了号称每秒处理多少亿次运算的强大计算机。但是有谁能真正感受到它扩展了我们的大脑呢？
我们一起来看看办公人员的体会（A企业）：
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老板说：“我为员工做了很多——看，他们每人桌面上配备有先进的电脑。我还投入了好几万元搞了办公网络线路和设备。”
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员工们说：“电脑现在确实很重要，我们基本上都不用笔写字了。”
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咋眼看上去好像大家都挺有体会的，可仔细分析一下就发现：老板的几万到几十万的总投入，仅仅替换了员工手上的签字笔？他们真的甘心吗？而对于员工，手写的字变成了屏幕和打印纸上的字，自己却仍然做着繁琐的工作，拿着低廉的工资，他们又甘心吗？
我们再来看看一个成功的外资企业（B企业）：
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老板说：“我公司对IT的投入让我们获得了巨大的回报——电脑和网络设备基本都是原来的，初期投入几千元改造了服务器，以后每个月也仅仅投入1500元的IT外包费，却帮助我的员工提高了50％的销售利润，而且不需要增加人手，真是小投入大产出啊。”
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员工们说：“新建的电脑网络系统为我的工作分担了不少，现在可以一个人做两个人的工作量了。当然，是为了拿双份奖金嘛。”
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感受到区别了吗？这才是真正的双赢局面！
为何两者有那么大的区别？成功企业天生就有优势吗？反正我是不信邪的。为此，有必要对这样的两个企业进行仔细对比分析。
相同的工作内容：
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每天两个企业的员工都把销售报价、合同，录入到电脑。
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通过网络打印机把合同打印出来，盖章，到客户处签订。
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紧急的重要事情都是打断同事的工作，马上告知同事。
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销售记录被录入到电脑。
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财务人员也在电脑里面做账。
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一些申请文件也都录入电脑，排版成整齐的文件。
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行政人员把文具等物品领用记录登记。
不同的工作方式：
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工作 |
B企业（成功企业） |
A企业 |
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事务安排 |
B企业员工把日常的大小事情都录入到电脑，到了预定的时间，电脑都会弹出窗口进行提醒。 |
A企业员工靠自己脑袋记住事情的时间，有时会错过预定时间，因此对于重要的事情，往往要提早很多就停止手头工作。 |
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沟通 |
B企业员工之间有普通的事情通知都是马上在电脑录入信息进行直接传递，而无需理会对方是否有空。因为等对方手头工作一结束就能收到信息。 |
A企业员工有事情通知时都要面对面或电话通知同事，如果同事未完成手上的工作时，就要在一旁耐心等到同事完成时再告知。当然，万一同事有空了，而自己却忙，就只能再推迟了。 |
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公司信息 |
B企业员工要了解一些固定信息（如：同事手机号、分机号、公司制度等等）都是自己随时到公司服务器查询，而且自己换了手机号码也可以马上自己更新，新员工的培训也因此无需行政人员多花时间了。 |
A企业员工需要大小事情都去问自己的主管或行政部的人员。 |
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主管工作 |
B企业的主管对下属日常工作进度的了解都是先在电脑里查看下属的工作日记，再个别跟下属进一步沟通几分钟就足够了。 |
A企业的主管也很尽职，每天为了了解下属的工作进度和困难，跟每个下属沟通20~30分钟。 |
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团队合作 |
如今的企业都讲究团队合作。B企业员工都是把文件放在服务器上，部门内的每个相关人员都可以把方案文件进一步完善，项目负责人也可以2分钟内汇总给客户。而且同事之间需要传递文件时都是在网络内利用软件直接通知并传送。 |
A企业的人员为了协同工作，经常需要走动沟通（为此对每个新项目，主管都把相关的人员的座位调整到一起。），文件传递都是先复制到U盘。后来改进了，通过一个公共的共享文件夹传递，但办公室内因此热闹非凡。（因为整天要喊：“小李，文件名是《XX公司文档03.doc》，复制完记得删除啊！”） |
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设备损坏 |
普通个人电脑偶尔也有坏的时候，B企业的小张上次坏了电脑，可事情又很急，马上就用同事的电脑继续完成了方案和报价，争取到了一个大项目。 |
类似的事情在A企业也曾经发生在小李身上，但他就没有那么幸运了，因为工作的文件都在坏电脑里面，结果明明很有优势的大订单就这么丢了，晦气啊……。 |
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应收款 |
现金流是一个企业的血液。企业往往为了及时解决应收款而花费大量人力物力。B企业的应收款一旦到期，相应的业务人员就会在日程中接到提醒，相应主管也能每天看到过期的应收帐款列表。 |
A企业的领导也同样重视应收款，主管为了确保应收款及时，每星期都跟财务核对一次应收款情况，并在之后召集相关业务人员开会。 |
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客户管理 |
谁都明白：做生意都是做生不如做熟。为此，业务人员跟熟客户的交往细节都是非常有价值的。B企业的客户服务管理系统可以让业务人员记得每一个跟客户交往的细节（包括销售型号、价格、答应过什么、什么时间生日、偏好等等）。万一业务人员得病请假，主管和同事也可以正确的帮得上忙。 |
A企业的老板很明白客户的重要，怕下属业务人员的客户自己难以控制，因而在下属业务人员拓展业务的同时更增添了几分担心。而且确实在业务人员请病假时，丢了不少的业务单子。 |
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审批 |
身为老板，总是为公司着想的。但作为B企业的领导总是很忙的，但老板们都明白一句老话：“力不到不为财”。因此很多事情最好都是尽可能亲自过问，因而有许多琐碎事情需要审批企业的员工总是一有申请就马上在电脑填写，对于普通事情，老板一有空就可以随时在电脑审批，对于重大事情，老板会专门解决。 |
相反，A企业的行政部和其他下属员工总是在很无奈地等待。其实老板们也有有空的时候，这时他们都希望有什么要审批的通通拿上来，可惜这时下属往往不知道老板终于有空了，审批因此推到了不知什么时候的下次。 |
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档案资料 |
随着公司的发展，公司的行政、业务档案资料不断增加。几年下来，每次从资料柜查找一份资料都变成了艰苦的工作。B企业的行政人员倒是很轻松，有同事需要翻阅档案资料基本上不用拿原件，直接在电脑的扫描件里面查看就OK了。确实需要外带原件的才按编号提取，而且预先看过扫描件，绝对不会拿出来才说错。 |
A企业的行政和业务助理就痛苦了，不时地需要在茫茫打印纸中查找资料，而往往仅仅为了看一眼，有时花半天找出来后同事看了就说：我说的不是这一份（晕……）。 |
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亲眼看到了这么多的不同，我终于明白了B企业的成功不是天生的，也不是偶然的。B企业老板给我解析说：“其实哪个老板不想员工多干活？关键是要设法让员工拿到更多的收入，人员才会稳定啊。”B企业老板的另一句话更是令我佩服他的财务意识：“按一般的财务做帐惯例，普通设备5年折旧完毕，电脑更是3年就应该折旧完毕。我要不充分利用，那不等于每个月在白白烧钱啊？”
工业革命时代，英国因为率先全面应用了蒸汽机而称霸世界。当今的知识经济时代，哪个企业能率先懂得拓展员工的大脑，谁就必然成为市场竞争的赢家。
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